Este artículo te guía en la creación, edición, envío y seguimiento de facturas y recibos para tus citas usando ZenMaid.

Puedes verificar si una factura ha sido abierta desde Correos/Texto de Hoy, donde aparece un ícono de ojo 'Opened' en el correo enviado.

No puedes comprobar el estado de apertura de una factura desde la sección de Facturas de la Cita ni dentro de los Correos/Texto de Hoy. Sin embargo, puedes seguir los pasos en la sección “Verificar si una Factura Ha Sido Abierta” para ver si se abrió.

Opcional: Nombra los archivos como Factura-#####-YYYY.pdf para mayor claridad.

ZenMaid no admite actualmente informes de facturas, filtrado por rangos de fechas, exportaciones masivas ni envíos masivos. Las facturas solo pueden verse de forma individual según su estado (Pendiente, Pagada o Anulada).

Si el perfil del cliente no tiene dirección de facturación, la factura usará automáticamente la dirección de la primera cita de la factura. En facturas con varias citas, solo se usa la dirección de la primera cita.

Edit Payment Date no está disponible para facturas pagadas con tarjeta de crédito.

En el menú lateral izquierdo, busca el ícono de Citas para abrir tu calendario. Para elegir tu vista preferida, pasa el mouse sobre el ícono y selecciona una de las vistas disponibles: Despacho semanal, Despacho horizontal, Despacho vertical, Mapa.

En la misma ventana emergente de la cita, desplázate hacia abajo hasta la sección de facturación, donde tendrás dos opciones para crear la factura:

Si ya iniciaste sesión en ZenMaid, puedes acceder a tu página de Configuración de Facturación aquí:

Si haces clic en el ícono de lápiz, se abrirá la ventana Editar elementos de servicio, donde puedes:

Cuando termines, haz clic en Actualizar para guardar los cambios en la factura.

Una vez que termines de editar la factura, haz clic en Crear factura y aparecerá una nueva ventana emergente.

Puedes elegir enviarla por correo electrónico, SMS o imprimirla si prefieres:

Cuando todo esté listo, haz clic en Enviar. Una notificación en la parte inferior confirmará el envío.

CC (Copia al Carbón): envía el mismo correo a la dirección listada y todos los involucrados pueden ver las direcciones en copia.

BCC (Copia Oculta al Carbón): envía el correo manteniendo privada la dirección de los involucrados.

Si deseas que una dirección de correo electrónico (o varias) reciba una copia oculta (BCC) automáticamente cada vez que envíes una factura, puedes establecerla como predeterminada para no tener que agregarla manualmente cada vez.

Para configurar o cambiar el BCC predeterminado:

Si recuerdas el nombre del cliente al que facturaste, ve a la página de Todos los Contactos.

Localiza al cliente con la barra de búsqueda o recorriendo la lista.

Una vez que encuentres al cliente, haz clic en la pestaña Facturación y luego desplázate hacia abajo hasta la sección de facturas.

Allí verás las facturas generadas para ese cliente específico.

Para ver todas tus facturas en un solo lugar, o si no recuerdas el nombre del cliente, ve a la página de Todas las Facturas.

En la siguiente página encontrarás todas las facturas generadas y podrás filtrarlas entre pendientes, pagadas o anuladas.

Una vez enviada la factura por correo, su estado de apertura aparece en la línea de tiempo de Correos/Textos de Hoy. Busca el ícono de ojo Abierto en el correo enviado para confirmar que el cliente lo abrió.

Abre la página de Facturas Pendientes.

Bajo cada número de factura, verás una línea que dice "For a service on" seguida de la fecha y hora de la cita.

Abre una nueva pestaña y ve a la Vista de Lista.

Usa los filtros para encontrar citas pagadas o no pagadas dentro de un rango de fechas.

Compara las fechas y horas de la página de Facturas Pendientes con las citas en la Vista de Lista para confirmar cuáles tienen facturas asociadas.

Las facturas deben generarse manualmente; este paso no se puede automatizar.

Una factura generada no puede editarse; debes anularla y crear una nueva.

Las propinas solo están disponibles si tienes un procesador de tarjetas conectado a tu cuenta de ZenMaid con la opción de propinas en facturas habilitada.

Si el correo del cliente no aparece automáticamente, asegúrate de que la opción Enviar correos automáticos a esta dirección esté habilitada en el perfil del cliente. Aun así, puedes añadir la dirección manualmente en el campo Seleccionar direcciones de correo.

Todas las facturas se enviarán desde no-reply@zenmaid.com, a menos que configures tu propio correo de empresa (debes ser dueño del dominio).

También puedes escribir a support@zenmaid.com para recibir ayuda con este cambio.

{{invoice.payment_link}} - enlace de pago de la factura

{{invoice.venmo_link}} {{invoice.paypal_link}} {{appointment.address}} - dirección del servicio que se agregará en el cuadro de detalles del servicio

{{appointment.service_summary}} - muestra fecha, hora y tipo de servicio como Residencial o Comercial {{appointment.service_type}} - tipo de servicio como Residencial o Comercial

{{appointment.coupons_discount}} - descuentos provenientes de cupones

{{appointment.total_discount}} - descuentos ingresados manualmente

{{appointment.gratuity}} - Propina = Cargo adicional = Cualquier cargo al cliente que no sea precio del servicio, impuesto ni propina.

{{appointment.tip}} - Propina adicional para los limpiadores directamente. No forma parte de las ganancias y no se grava.

{{appointment.sales_tax}} - Importe de impuestos agregados al costo de la cita. Ej.: si el precio es $100 y con impuestos $120, la variable se reemplaza por $20.

{{appointment.sales_tax_percentage}} - Porcentaje de impuestos aplicado al costo del servicio. Ej.: si el precio es $100 y con impuestos $120, la variable se reemplaza por 20%.

{{appointment.price_without_tax}} - Precio del servicio sin impuestos.

{{appointment.price_with_tax}} - Precio del servicio con impuestos incluidos.

{{appointment.hashed_appointment_items["key"]}} - reemplaza “key” por el nombre de un campo personalizado del cliente (en minúsculas y usando “_” en lugar de espacios). Lista de cosas que el cliente quiere que se hagan. Ej.: “usar productos ecológicos”, “dejar salir al perro”.

{{appointment.hashed_customer_items["key"]}} - reemplaza “key” por el nombre de un campo personalizado de la cita (en minúsculas y usando “_” en lugar de espacios).

Si una factura se queda atascada en la pantalla de "cargando" al intentar enviarla, puede deberse a un problema con el proveedor de correo del destinatario. Específicamente, es posible que su proveedor haya bloqueado los correos de su cuenta si fueron marcados como spam.